Komentarz ekspercki Marka Rafalskiego, Head of Package Based Solutions, Application Services Capgemini Polska, wykorzystany w publikacji w Pulsie Biznesu.
Dlaczego polskie firmy mają od kilkunastu lat te same systemy ERP?
Systemy ERP – w głównej mierze SAP - w dużych polskich przedsiębiorstwach liczą sobie średnio po kilkanaście lat. Z największą liczbą wdrożeń mieliśmy do czynienia w czasach dobrej koniunktury końca lat 90. Firmy inwestowały we wszystko, w tym dobre systemy backendowe, które umożliwiały dalszy rozwój. Druga fala entuzjazmu związana była z wejściem Polski do Unii Europejskiej i trwała do czasów kolejnego kryzysu w roku 2007-2008. Przedsiębiorcy dostali zastrzyk gotówki i znowu zaczęli inwestować w systemy informatyczne. Wraz z rokiem 2008 skończył się etap ciekawych wdrożeń. Systemy przestały być rozwijane i skupiono się na ich wspieraniu przez zewnętrzne firmy.
Podmiotami wdrożeń w tych okresach były głównie duże firmy. Przy przejmowaniu czy też łączeniu z innymi spółkami szablony ich oprogramowania wprowadzano wprost do przejmowanych firm, żeby móc w jednolity sposób zarządzać grupą. Były to jednak systemy, które nie zawsze pasowały do nowych spółek – w każdej spółce mamy przecież do czynienia z inną specyfiką zachodzących procesów biznesowych. Powstał efekt kuli śniegowej, który dla wielu nadal trwa. Działa to również w drugą stronę – po odłączeniu od pewnej grupy spółek firma zostaje często z systemem, który w ogóle nie przystaje do nowej grupy. Mając tyle firm bazujących na jednym rozwiązaniu, niełatwo jest wprowadzić zmiany systemowo. Niektóre firmy podejmowały próby na własną rękę, a te, które nie mogły, nie rozwijały się w ogóle.
Bazowanie na przestarzałych systemach wiązało się również z trudnością w ich utrzymaniu i dostosowaniu do zmieniającego się rynku. W zakresie aktualizacji robiono więc tylko tyle, ile wymagały zmiany legislacyjne – na przykład zmiana ustawy o VAT czy nowelizacja ustawy o rachunkowości. Inne procesy pozostawały z boku. W efekcie powstawały na przykład duże luki w raportowaniu do kadry zarządzającej, bo raportowanie odbywało się na zewnątrz systemów. Wiązało się to z wykonywaniem dodatkowych czynności, niekonsekwencją danych, powielaniem raportów czy trudnością w lokalizacji danych w spółce. Mniejsze spółki radziły sobie z tym lepiej, ich powstawanie i rozwój były więc łatwiejsze.
Jaka jest na to recepta?
Przy takim tempie zmian technologicznych trzeba postawić na nowe otwarcia. W tym przypadku nie ma rewitalizacji - na starych fundamentach nie wybuduje się nowego wieżowca. Jako pierwszy etap rekomendujemy przyjrzenie się własnemu systemowi i sprawdzenie, czy jest to właściwy moment na zmianę. Sprawdzamy infrastruktury różnych systemów, czy są one na pewno potrzebne i czy można je na przykład przenieść do chmury. Jeśli pozwala na to specyfika firmy – warto rozważyć tę opcję, ponieważ jest to pierwszy moment, kiedy wszystkie zintegrowane systemy mają swoją wersję chmurową. Wybór rozwiązania wymaga dokładnej analizy i zapoznania się z liczbami.
Dobrym sposobem w przypadkach o dużej skali jest wyznaczenie grupy spółek, które są w takim systemie reprezentatywne. Ograniczamy się z reguły do trzech podmiotów. Jeśli spółka działa w kilku krajach – wybieramy trzy kraje. Kluczowe jest dobranie spółek, które w tym ekosystemie są najbardziej skomplikowane, ale i posiadają największy potencjał do rozwoju, nie stoją w miejscu. To nowi liderzy biznesu – oni muszą zdefiniować nowe kierunki, ustalając je miedzy sobą. Zdarza się, że do wyznaczenia kierunków dobiera się startupy, które mają rozwinięte własne, innowacyjne rozwiązania.
Jakie są korzyści?
Zmiana systemu ERP to dobry moment na dyskusję o przyszłości, o planach rozwojowych w perspektywie kilku najbliższych lat. W erze redigitalizacji możemy zdefiniować procesy biznesowe na nowo i najprościej zrobić to podczas zmiany systemu informatycznego, bo przeprowadza się ją przyglądając się każdemu procesowi z osobna. Każdy z tych procesów ma swoje uwarunkowania – systemowe i ludzkie. Tych ludzkich nie da się zmienić bez zmiany systemów.
To też świetny moment na obniżenie kosztów utrzymania – możemy wyodrębnić z firmy te procesy, które mogą być wykonywane na zewnątrz i założyć własny shared service lub skorzystać z usług innych firm po przeniesieniu danych do chmury.
Wybór innowacyjnego systemu ERP czy migracja do nowej wersji otwiera przed firmami zupełnie nowy katalog możliwości. Jest to przede wszystkim szybsze przetwarzanie i analiza danych, lepszy przepływ informacji między działami czy minimalizacja zaangażowania ludzkiego w powtarzalne procesy. Trzeba jednak mieć dobre narzędzia IT i korzystać z wiedzy eksperckiej, żeby dobrze zintegrować nowe narzędzia i dostać wysoki zwrot z inwestycji. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi ERP przy pomocy właściwego partnera przenosi przedsiębiorstwo w bardzo krótkim czasie z ery archaicznych procesów do pełnej nowoczesności. Takie wdrożenie może być też narzędziem przeobrażenia całej organizacji w nowoczesne przedsiębiorstwo.
Polska vs reszta świata
Na zachodzie Europy widzimy teraz wyraźny boom na nowe wdrożenia czy migracje. Duże organizacje przeprowadzają lub kończą fazę analizy. W tym momencie mamy już do czynienia z wdrażaniem np. nowej wersji SAP – S/4Hana. Nasze rodzime firmy nie myślą jeszcze o takich zmianach. Analiza w dużej spółce trwa od 3 do 6 miesięcy, a samo wdrożenie od roku do dwóch lat. Żeby nadążyć za wiodącymi przedsiębiorstwami spoza naszych granic, powinniśmy zacząć jeśli nie wczoraj to dziś.
