Jak odpowiednio zaplanować i przeprowadzić migrację do SAP S/4HANA?
Migracja do nowego systemu S/4HANA jest nieunikniona i czeka każdego użytkownika – do 2027 roku wygaśnie wsparcie dla starszych wersji oprogramowania SAP ERP (o dwa lata później niż uprzednio planowano). Po 2027 roku będzie można utrzymywać starsze systemy jeszcze przez trzy lata, jednak takie rozwiązanie będzie generowało koszty, których można uniknąć, migrując do najnowszych wersji. Wiele firm funkcjonuje do dziś z systemami, które były wdrożone kilka lub nawet kilkanaście lat temu. Dziś nadszedł dobry moment na przemyślenie przyszłości organizacji i podjęcie decyzji o kierunkach rozwoju, a nowe technologie, choć często wymagające we wdrożeniu, niewątpliwie dają coraz większe możliwości i przynoszą zysk. Aby jednak transformacja była efektywna, rozumiana przez zespół i jak najszybciej przyniosła zwrot z inwestycji, musi być odpowiednio zaplanowana i wdrożona. Jak o to zadbać?
Przejście na SAP S/4HANA nierzadko związane będzie z koniecznością wykonania dogłębnych analiz w zakresie możliwości dalszego wykorzystania niestandardowego kodu SAP, który jest najprawdopodobniej tam, gdzie znajduje się unikalna wartość biznesowa przedsiębiorstwa. Jest to kod, który jest zbudowany na nie najnowocześniejszej już platformie, i nie do końca pozwalający na łatwe wykorzystanie dostępnych obecnie narzędzi technologicznych. Przejście na SAP S/4HANA daje przedsiębiorstwom możliwość przemyślenia i zaprojektowania na nowo funkcji finansowych, administracyjnych i technologicznych.
Nie da się jednak ukryć, że przejście na SAP S/4HANA jest skomplikowane
Wielu klientów twierdzi, że migracja jest bardziej złożona niż się tego spodziewali. I chociaż redukcja kosztów oraz standaryzacja systemów i danych będą częścią biznesowego uzasadnienia przejścia na nowy system, to nie powinny one zdominować dyskusji w tym zakresie. Obszary, na które należy położyć większy nacisk w uzasadnieniu, obejmują zarządzanie zmianą pod kątem pracowników oraz odpowiednie zarządzanie danymi (archiwizacja, usuwanie starszego kodu, łączenie zbiorów danych). Te kwestie pośrednio również wpływają na koszt i standaryzację, ale przede wszystkim mają wpływ na sposób myślenia organizacji i satysfakcję pracowników. Przechodząc na najnowsze systemy należy poświęcić czas na znalezienie potrzebnego wsparcia, które pozwoli zoptymalizować zarówno procesy techniczne, jak i biznesowe.
SAP S/4HANA dojrzewa z każdym wydaniem, stale uzupełniając zakres możliwości i odpowiadając na potrzeby coraz większej liczby organizacji na całym świecie.
- Najbardziej pożądane korzyści z SAP S/4HANA to te, które pomagają szybko zobaczyć pierwsze pozytywne efekty („quick wins”) i podnoszą poziom zrozumienia procesu. Klienci w czasie rzeczywistym powinni mieć możliwość porównania wyników, aby upewnić się, że efektem są solidne zyski. Dodatkowo, przykłady danych, demonstrujące zwrot z inwestycji firm, które już przeszły na najnowszy system, mogą rozwiać obawy kolejnych organizacji, które stoją przed procesem transformacji. Takie zestawy informacji pomagają też naszym klientom zadawać odpowiednie pytania, które pozwalają zrozumieć, na czym powinni się skoncentrować podczas tej wymagającej zmiany. Posiadanie odpowiedniego wsparcia – umiejętności w zespole IT lub zaufanym partnerze – daje większą szansę na osiągnięcie pożądanego zwrotu z inwestycji – mówi Marek Woźny, Wiceprezes, Dyrektor Zarządzający Market Segment Poland w Capgemini Polska.
Nie zostawiaj wdrożenia na ostatnią chwilę
Aby przygotować się do wdrożenia, które za kilka lat stanie się koniecznością, najlepiej już dziś dokładnie sprawdzić zasoby dostępne w organizacji – to ograniczona pula ekspertów, których będzie coraz trudniej pozyskać, im bliżej terminu koniecznego przejścia na nowy system. Warto pamiętać o tym, że liczba potencjalnych projektów migracyjnych jest bardzo duża – ponad 50 tysięcy organizacji korzysta z poprzednich wersji SAP ERP. Aby przejść do nowego systemu, niezbędny będzie audyt zasobów i umiejętności pracowników, aby upewnić się, że w organizacji są właściwi ludzie, którzy umożliwią pomyślną migrację do SAP S/4HANA.
W związku z tym, że w wielu firmach zasoby te są ograniczone, najbardziej opłacalnym sposobem zdobycia wiedzy specjalistycznej na potrzeby tego typu migracji jest powierzenie wybranych projektów stronom trzecim mającym stosowne kompetencje i ugruntowaną pozycję rynkową. Dzięki dotychczasowemu doświadczeniu, narzędziom do migracji i zrozumieniu, jak skutecznie zrealizować tego typu projekty, profesjonalni dostawcy rozwiązań są w stanie szybko wnieść wartość dodaną do rozpoczynającego się projektu i ograniczyć ewentualne ryzyka. Właściwi partnerzy pomogą nie tylko osiągnąć cele, ale także przygotują organizację do implementacji innowacji, które oferuje SAP S/4HANA. Aby przygotować firmę do wdrożenia, należy znaleźć partnerów, którzy pomogą w planowaniu strategicznym, uzupełnią zespół niezbędnymi umiejętnościami i wniosą wiedzę specjalistyczną. Dzięki odpowiedniemu wsparciu, organizacje będą w stanie przygotować realny budżet i określić, jakich zasobów będą potrzebować. Odpowiednio dobrany partner przygotuje organizację do ustalenia dokładnego zakresu i harmonogramu projektu, a odpowiednie planowanie zmniejsza prawdopodobieństwo napotkania przeszkód.
- Elastyczność i możliwość szybszego rozpoczęcia projektu, bez konieczności ponoszenia z góry nakładów kapitałowych – to tylko niektóre z plusów, jakie niesie ze sobą wykorzystanie partnera w trakcie przejścia na najnowsze systemy SAP. Capgemini Polska od lat cieszy się mianem solidnego dostawcy specjalistycznej wiedzy branżowej z zakresu środowisk SAP, natomiast od grudnia 2021 dzięki uzyskaniu autoryzacji, swoje portfolio poszerzyliśmy o ofertę bazującą na RISE with SAP S/4HANA Cloud, private edition. Dzięki uzyskaniu tej autoryzacji będziemy pomagać naszym klientom migrować istniejące już środowiska SAP do najnowszych, uproszczonych i „naszpikowanych” technologią rozwiązań opartych na środowiskach chmurowych. Tym samym umożliwimy stworzenie zwinnego modelu biznesowego, który w łatwy sposób może dostosować się do obecnych i przyszłych trendów rynkowych – dodaje Marek Woźny.
Przejście z SAP na SAP S/4HANA może wydawać się ogromnym i zniechęcającym przedsięwzięciem – zwłaszcza z perspektywy organizacji, dla których wdrożenie to jawi się jako jedno duże zadanie do wdrożenia „za jednym razem”. Warto tu dodać, że nie musi ono, a nawet nie powinno przebiegać w ten sposób. Dzięki wsparciu i wskazówkom doświadczonego i odpowiednio wyszkolonego partnera, można przejść przez tę zmianę stopniowo, tworząc po drodze odnawialne zestawy danych i dbając o to, by przedsiębiorstwo funkcjonowało w jednej zintegrowanej architekturze.
