Zarządy największych firm codziennie podejmują decyzje, które przekładają się na rozwój biznesu i wielomilionowe budżety. Bazują one na najlepszej dostępnej wiedzy. Kłopot polega jednak na tym, że posiadanie wszystkich niezbędnych informacji przez cały czas jest dla człowieka prawie niemożliwe. I tutaj wkracza technologia, przynosząc narzędzia, które pełnią funkcję pamięci organizacyjnej i pozwalają na bieżąco kontrolować przebieg procesów wewnętrznych.
Jednym z najważniejszych elementów zarządzania dużą organizacją jest bieżące utrzymywanie poziomu wiedzy, na temat procesów wewnętrznych, na możliwie najwyższym poziomie. To niebagatelne wyzwanie, zwłaszcza kiedy firma osiąga duży poziom dojrzałości, a co za tym idzie, gromadzi potężną bibliotekę wiedzy i historii.
- Myślę, że zarząd prawie każdej dużej firmy może przypomnieć sobie sytuację, w której na pytanie: „dlaczego?”, pada odpowiedź „bo od dawna tak robimy”. To zupełnie naturalne, że ludzka pamięć nie jest w stanie ogarnąć tak ogromnej ilości informacji, która pozwalałaby zrozumieć każdy proces wewnętrzny. Zmieniające się otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne, wymuszające sprawną adaptację do nowych warunków wymagają dogłębnego zrozumienia nawet odległych w czasie decyzji – mówi Rafał Wojciechowski, Head of Telecoms & Media, Capgemini Invent.
Procesy przedłużają pamięć
Warto pamiętać o tym, że nawet najbardziej otwarte i przyjazne środowisko pracy, które sprzyja optymalnemu przepływowi informacji, nie jest w stanie rozszerzyć ludzkiej pamięci. Kiedy firma ma bardzo rozbudowane struktury i działa na rynku od wielu lat, zapamiętanie ogromnej ilości kluczowych informacji przerasta możliwości nawet najlepiej zorientowanych osób. Najlepszym rozwiązaniem staje się wtedy wsparcie technologiczne odpowiednio zaimplementowane w wewnętrznych procesach.
Wdrożenie mechanizmów wspierających wyrównywanie poziomu wiedzy w organizacji przynosi trzy kluczowe korzyści. Przede wszystkim umożliwia całej organizacji operowanie w ramach jednej, wcześniej wyznaczonej mapy drogowej. Dodatkowo znacząco ułatwia coroczne określanie priorytetów projektowych zgodnie z celami strategicznymi. W rezultacie zwiększa ogólną wydajność i pozwala unikać rozproszenia zasobów.
Rozwiązania takie, jak stworzony przez Capgemini Invent „one roadmap” framework oraz Nawigator Decyzji pomagają jasno wyznaczyć najważniejsze cele organizacji, a następnie zarządzać projektami zgodnie z wyznaczonymi kierunkami. Firmy, w których każde działanie prowadzi do z góry określonego, kluczowego dla jej rozwoju celu, zyskują wewnętrzną spójność. W dalszej perspektywie pozwala to również na oszczędności: planując budżety, łatwo można wybrać najistotniejsze działania i przeznaczyć na nie odpowiednio większe środki i optymalne wykorzystanie zasobów. Jasne wyznaczenie priorytetów wpływa również na zwiększenie efektywności działań.
- Korzystanie z narzędzi wspierających zarządzenie wiedzą w organizacji pozwala połączyć dwa kluczowe dla myślenia strategicznego obszary, czyli planowanie i monitorowanie. Nawigatory, które projektujemy i wdrażamy wspólnie z naszymi klientami pozwalają zarządzać projektami, tzn. przy zgłoszeniu zastanawiamy się czy są zgodne z priorytetami strategicznymi, jeśli tak, zostają umieszczone na mapie drogowej. Następnie monitorujemy postępy działań, a na koniec przyglądamy się rezultatom. Dzięki temu, osoby zarządzające wyższego szczebla są w stanie stale kierować rozwojem pełnego portfolio działań firmy – mówi Hanna Zalewska, Manager w Capgemini Invent.
Zmiana oparta na wiedzy
Funkcjonowanie dużych organizacji, zwłaszcza w umiarkowanie stabilnych czasach, cechuje niezbędna otwartość na zmiany. Aby wdrażać nowe projekty i umieszczać je w już posiadanym portfolio konieczna jest jego dokładna znajomość i przede wszystkim łatwy dostęp do wiedzy, na temat działań, które prowadzone są nawet w najodleglejszych zakątkach firmy.
Łatwy dostęp do informacji na temat wcześniejszych projektów i procesów jest fundamentem, na którym opiera się skuteczne zarządzanie zmianą. Umożliwia dostosowanie strategii do specyfiki organizacji i pozwala zminimalizować potencjalne ryzyka. Skutecznie zaimplementowane i aktywnie wykorzystywane narzędzia takie jak Nawigator Decyzji pozwalają zbudować przejrzystą, dostępną i niezależną od poszczególnych osób historię instytucjonalną. Dzięki nim change management staje łatwiejszym do zrealizowania wyzwaniem.
Narzędzie dostosowane do indywidualnych potrzeb danej organizacji zapewnia wizualizację portfela projektów, umożliwiając efektywne zarządzanie kierunkami strategicznymi i bieżącą ocenę kluczowych projektów pod kątem decyzji strategicznych. Dzięki temu łatwiej jest nadzorować całościowy budżet oraz bieżące wydatki. Analizy tego rodzaju umożliwiają skuteczne planowanie przyszłych kosztów, a także ustalanie celów i priorytetów w kolejnych okresach.
O Capgemini Invent
Capgemini Invent to część Grupy Capgemini, specjalizująca się w projektowaniu innowacyjnych transformacji cyfrowych. Umożliwiamy osobom zarządzającym firmami przewidywanie i kształtowanie przyszłości swoich organizacji. Capgemini Invent działa w prawie 40 studiach i ponad 60 biurach na całym świecie, a nasz zespół składa się z ponad 10 000 ekspertów i ekspertek z dziedzin takich jak strategia, analiza danych, projektowanie produktów i doświadczeń, budowanie marki i technologia. Zespoły technologiczne opracowują nowe usługi cyfrowe, produkty, doświadczenia i modele biznesowe.
