Stopień automatyzacji procesów w finansach jest szczególnie wysoki w porównaniu z innymi dziedzinami. Z raportu “Reimagining finance for the digital age” Capgemini wynika, że mniej więcej połowa z ankietowanych firm w pełni lub prawie w pełni zautomatyzowała część jednostkowych operacji finansowych, takich jak płatności. A ponieważ roboty wykorzystywane są przez coraz większe spektrum organizacji związanych z finansami, i odpowiadają nawet za część obrotów na giełdach, słuszne wydaje się pytanie: czy automatyzacja funkcji finansów znajdzie się wkrótce w centrum transformacji cyfrowej przedsiębiorstw?
Automatyzacja funkcji finansowych przedsiębiorstw wciąż postępuje i rozwija się na całym świecie, również w Polsce. Szczególnie polski sektor usług wspólnych pracuje ambitnie nad wdrożeniem rozwiązań automatyzacyjnych. I chociaż poziom automatyzacji nie jest jeszcze tak zaawansowany, jak na świecie, to i w Polsce nie brakuje jej liderów. Dążenie do automatyzacji wyrażało się w naszym kraju początkowo przez robotyzację, teraz coraz częściej mówi się o zastosowaniu sztucznej inteligencji w sposób, który pozwoli poszerzyć ludzkie umiejętności w wielu obszarach. Również w obszarze funkcji finansów jest na to przestrzeń. Może to pozwolić na przyspieszenie tej rewolucji, u progu której stoimy.
Tak w Polsce, jak i na świecie automatyzacja nie odbywa się jednak równomiernie, odkryli eksperci Capgemini. Na czele zmian stoi elitarna grupa organizacji, które określić można mianem „mistrzów” automatyzacji (26 proc. ankietowanych). Grupa ta wyprzedza resztę, jeśli chodzi o automatyzację procesów finansowych i ma opracowaną strategię transformacji. „Mistrzowie” wykazują bardzo różne poziomy dojrzałości w zakresie automatyzacji w porównaniu z firmami „nowicjuszami”. Tym drugim bowiem albo zupełnie brakuje strategii automatyzacji, albo jedyne co mają, to wstępny plan jej opracowania.
Większość firm, które należą do grupy “mistrzów” automatyzacji (58 proc.) uważa, że w ciągu trzech najbliższych lat osiągną maksymalny potencjał, jaki wypływać może z wdrożenia procesów transformacyjnych. Uderza, że w grupie firm mniej zaawansowanych w zakresie automatyzacji procesów finansowych takie przekonanie wyraża jedynie 32 proc. zapytanych. Celem wprowadzania w przedsiębiorstwach procesów transformacyjnych jest bowiem na ogół chęć zwiększenia wydajności i uzyskania oszczędności dzięki automatyzacji, choć trzeba zauważyć, że najbardziej zaawansowane pod tym względem firmy nieco szerzej patrzą na korzyści wynikające z transformacji. Oczekują one na przykład, że dzięki zautomatyzowaniu procesów finansowych w ciągu najbliższych trzech lat wzrośnie zadowolenie klientów ze świadczonych przez nie usług (takiej odpowiedzi udzieliło 60 proc. respondentów). Nieco mniej, bo 55 proc., sądzi, że wprowadzenie automatyzacji pozwoli im spojrzeć na rozwój biznesu z trochę innej niż dotychczas perspektywy i wygenerować większe zyski dzięki możliwym zmianom w modelu biznesowym przedsiębiorstwa.
Co ciekawe, ponad połowa (54 proc.) przedsiębiorstw zapytanych przez ekspertów Capgemini uważa, że wysiłek związany z transformacją powinien skupić się w pierwszej kolejności na finansach. Firmy upatrują w tym obszarze organizacji roli napędu procesów transformacyjnych całego przedsiębiorstwa.
Finanse to dziedzina, w której bardzo dużo jest powtarzalnych operacji czy całych procesów. Można je zoptymalizować poprzez zastosowanie rozwiązań automatyzacyjnych choćby w takich obszarach jak obsługa zobowiązań, płatności czy kontrola finansowa. Z raportu wynika, że firmy, które przewodzą pod względem zaawansowania procesów finansowych radzą sobie tak dobrze między innymi dlatego, że w pierwszej kolejności skupiają się na tych obszarach, które najłatwiej można zautomatyzować, generując jednocześnie wysokie i pewne korzyści finansowe
uważa Piotr Grzywacz, VP, Business Transformation Services z Capgemini
Jakie procesy są automatyzowane?
Lecz i w samym obszarze operacji finansowych nie wszystkie procesy są w równym stopniu automatyzowane. W istocie w pierwszej kolejności automatyzowane są procesy najprostsze. Taka strategia niesie ze sobą dwie zasadnicze korzyści. Po pierwsze wiąże się ze stosunkowo niskimi kosztami, co ogranicza ryzyko związane z wdrożeniem. Po drugie zaś firma zyskuje podstawę do budowania strategii automatyzacji w zakresie bardziej zaawansowanych procesów, jeśli wdrożenie rozwiązań transformacyjnych w przypadku prostszych operacji przyniesie oczekiwane korzyści.
Z badań Capgemini wynika, że najczęściej automatyzowanymi obszarami w zakresie finansów są: operacje związane z obsługą zobowiązań ‒ 50 proc. ankietowanych firm przyznało, że obszar ten jest u nich w pełni lub niemal w pełni zautomatyzowany, tzw. treasury (47 proc.), kontrola finansowa (57 proc.)oraz operacje w zakresie procesu sprzedaży (46 proc.) i raportowania finansowego (45 proc.). Przy czym „mistrzowie” osiągnęli w tym zakresie o wiele lepszy wynik niż firmy z grupy „nowicjuszy”.
W każdym z tych obszarów znaleźć można oczywiście poszczególne operacje, które również w różnym stopniu podatne są na automatyzację. Za przykład niech posłużą płatności zaliczające się do obszaru obsługi zobowiązań, które częściej są zautomatyzowane niż chociażby procesowanie faktur
mówi Piotr Grzywacz z Capgemini.
Automatyzacja procesów niesie ze sobą również wiele wyzwań, którym firmy muszą podołać, jeśli chcą z dobrym skutkiem przejść proces transformacji cyfrowej. Świadomość wyzwań związanych z automatyzacją jest bardziej rozpowszechniona wśród „mistrzów”, niż „nowicjuszy”, dla tych drugich automatyzacja stwarza szereg „miękkich”, zorientowanych na zasoby ludzkie wyzwań, takich jak ograniczona wiedza na temat dostępnych narzędzi i praktyk, ogólny brak odpowiednich umiejętności i niedostateczne zrozumienie korzyści, jakie może przynieść automatyzacja.
Dla „mistrzów” natomiast głównym problemem są przeszkody techniczne i te związane z danymi. Na oba te wyzwania są jednak odpowiedzi. Rozwiązaniem są tzw. cross functional teams - zespoły składające się z przedstawicieli różnych działów w organizacji oraz odpowiednie metodyki zarządzania projektem i danymi.
Operacje finansowe w centrum transformacji
Zważywszy zatem na to, jak wiele firm już niemal w pełni zautomatyzowało funkcje finansów w ramach swojej działalności - i jakie ma oczekiwania wobec korzyści płynących z tego typu wdrożeń - zasadne wydaje się pytanie: czy automatyzacja funkcji finansów znajdzie się wkrótce w centrum transformacji cyfrowej przedsiębiorstw? Czy automatyzacja może pomóc firmom w osiągnięciu ambitnego celu, jakim jest podniesienie funkcji finansów do roli kreatora przenikliwego wglądu i trafnych obserwacji w procesach biznesowych? Badania Capgemini „Reimagining finance for the digital age” pokazują, że jak najbardziej tak, a „mistrzowie” idą jeszcze dalej. Oczekują, że budując fundamenty automatyzacji krok po kroku wygenerują benefity nie tylko w ramach funkcji finansów, ale także usprawnią działania innych obszarów, np. jakość obsługi klienta lub odblokują nowe możliwości biznesowe i korzyści dla firmy w krótkim czasie.
Ich doświadczenie może zaowocować szeregiem inspiracji dla firm, które dopiero rozpoczynają swoją podróż w obszarze automatyzacji finansów. Przedsiębiorstwa te powinny jednak wziąć pod uwagę kilka aspektów, ucząc się na doświadczeniach „mistrzów” automatyzacji. Między innymi powinny wprowadzić standaryzację procesów, zaczynać od najprostszych do zautomatyzowania operacji (ale nie zapominając o ostatecznym celu wdrożenia), prowadzić wdrożenie w swoim tempie, lecz nie pozostawać w izolacji. Powinny również skorzystać z wiedzy pochodzącej z analizy danych, które należy mieć u podstaw udanego wdrożenia.
Pełny raport “Reimagining finance for the digital age” dostępny jest tutaj: proszę kliknąć.
O Capgemini
Capgemini to światowy lider w dziedzinie doradztwa, usług technologicznych i transformacji cyfrowej, którego celem jest wprowadzanie czołowych i innowacyjnych rozwiązań oraz udostępnienie całej gamy nowych możliwości klientom w rozwijającym się informatycznym świecie cyfryzacji, chmury i platform. Capgemini, opierając się na swojej 50-letniej tradycji i szerokiej wiedzy branżowej, umożliwia organizacjom realizację ich ambicji biznesowych, udostępniając szereg usług, od strategii po działalność operacyjną. Capgemini kieruje się przekonaniem, że wartość biznesowa technologii pochodzi od ludzi i ma im służyć. To wielokulturowa firma, licząca 200 000 pracowników zatrudnionych w ponad 40 krajach. Grupa odnotowała światowy przychód na poziomie 12,8 mld EUR.
Zapraszamy na stronę www.capgemini.com. People matter, results count.
Zapraszamy na stronę www.capgemini.com. People matter, results count.
