Nowoczesny HR na cyfrowych sterydach

25 listopada 2019

Sztuczna inteligencja w natarciu: uzbrojona w algorytmy, wielkie bazy danych i boty szturmuje świat HR. Może ona znacząco usprawnić wiele procesów i odciążyć pracowników działów HR. Jak pokazuje przykład firmy Syngenta, nowe technologie mogą obniżyć nakłady potrzebne na zarządzanie procesami kadrowymi nawet o 30 proc.

Badanie Instytutu Kapitału Ludzkiego Szkoły Główniej Handlowej w Warszawie pokazuje, że co trzeci HR-owiec narzeka na raportowanie, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, które działom kadrowym zajmuje średnio 50 godzin miesięcznie. Co czwarty ankietowany uważa za uciążliwe formalności, których wymagają urzędy (ZUS, GUS, skarbówka oraz inne organa kontroli i administracji publicznej). Co piąty utyskuje na konieczność oceny zatrudnionych. Na domiar złego połowa dokumentów HR (48 proc.) ma formę papierową.

Z drugiej strony, zarówno inne działy wewnątrz organizacji, obecni pracownicy jak i kandydaci do pracy oczekują od działów HR szybkie działania, oparte o nowoczesne narzędzia. Pracownicy uważają, że jakość i sposób nawiązywania oraz podtrzymywania relacji z działem HR powinien wyglądać podobnie jak obsługa klienta w handlu. Odpowiedzią na biurokrację i oczekiwania wobec nowoczesnych działów HR jest automatyzacja i digitalizacja.

Transformacja cyfrowa dotyka wszystkich dziedzin gospodarki i to zjawisko postępuje coraz szybciej. Obserwujemy dużą dynamikę zmian na rynku światowym w dziedzinie automatyzacji, robotyzacji i digitalizacji, w tym również w obszarze transformacji cyfrowej procesów kadrowych. Obecnie, przy użyciu nowych technologii, firmy są w stanie skonsolidować wiele funkcji i procesów HR, a wprowadzenie coraz bardziej spersonalizowanych narzędzi cyfrowych uwalnia czas pracowników i pozwala lepiej zarządzać zasobami ludzkimi.

Anna Pasternak, Global Business Services Manager and Transformation Lead w Capgemini Polska

Standaryzacja kluczem do sukcesu

Duże międzynarodowe firmy, dzięki wprowadzeniu jednolitego systemu HR, standaryzują swoje procesy we wszystkich operacjach kadrowych, eliminują w ten sposób specyficzne dla danego regionu sposoby pracy i wprowadzają jedno podejście, co owocuje rozszerzeniem usług kadrowych na wszystkie jednostki i lokalizacje. Wpływa to na obniżenie kosztów operacyjnych, na przykładzie jednego z dużych wdrożeń o 30% przy skali 22 tys. pracowników, jednocześnie daje możliwość szybszego i bardziej efektywnego świadczenia usług.

Innym atutem jest szybki dostęp, w każdej chwili i z każdego miejsca, do informacji kadrowych w czasie rzeczywistym. W przypadku osób zatrudnionych, bardzo usprawnia to obsługę wniosków urlopowych, delegacji, zwolnień lekarskich, ułatwia przepływ wszelkich dokumentów i informacji, oraz wspiera komunikację. Natomiast w przypadku kandydatów do pracy – skraca czas procesu rekrutacji i przepływ dokumentów przy zatrudnieniu. Automatyzacja procesów HR znacznie redukuje czas poświęcony na administrowanie zasobami ludzkimi, zwiększa dokładność i efektywność operacji kadrowych.

Anna Pasternak, Global Business Services Manager and Transformation Lead w Capgemini Polska

Dzięki cyfryzacji zmienia się również zarządzanie usługami edukacyjnymi z wykorzystaniem technologii chmury i katalogu usług online. Wiele szkoleń może być już prowadzonych w wirtualnej klasie, co uwalnia czas pracowników i zwiększa ich satysfakcję, daje możliwości i elastyczność w procesie uczenia się i nabywania nowych kompetencji. Coraz częściej stosuje się również boty, które obsługują proste, ale często powtarzalne zapytania pracowników w kwestiach kadrowych, udzielając podstawowych informacji. Sprawniejsze zarządzanie procesami HR ma bezpośredni wpływ na efektywność całego przedsiębiorstwa, a zwłaszcza na poziom zaangażowania i zadowolenia jego pracowników.

Sztuczna inteligencja pomoże działom HR

Dla nikogo nie jest chyba tajemnicą, że specjaliści personalni są przeciążeni obowiązkami. Część zadań, zwłaszcza te rutynowe, można powierzyć sztucznej inteligencji. Odpowiednie wykorzystanie rozwiązań, które dostępne są już dziś, ma szansę usprawnić wiele procesów i odciążyć specjalistów HR.

Jest wiele rozwiązań ułatwiających pracę pracownikom HR. Należą do nich wszystkie systemy pozwalające na tzw. samoobsługę, które odciążają od żmudnego wprowadzania dużej ilości danych cały zespół HR, rozkładając tę pracę na poszczególnych pracowników. Przyspiesza to wprowadzanie zmian, redukuje czas po stronie kadr, potrzebny do uwzględnienia zmian w systemie płac, ale też zmniejsza możliwość błędu przy wprowadzaniu danych i gwarantuje ich poprawność w systemie.

Magdalena Klempka, Digital Employee Operations Global Command Centre Manager w Capgemini Polska

Działy HR dysponują ogromną ilością danych i znaczną część czasu pracy poświęcają na raporty i analizy. Wdrożenie w organizacji nowoczesnych i inteligentnych narzędzi biznesowych pozwala na natychmiastowy dostęp do informacji, a co za tym idzie, podejmowanie decyzji w oparciu o dane i wzrostu innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Za samoobsługą stoją platformy internetowe i mobilne, umożliwiające zdalny i szybki (nawet w czasie rzeczywistym) przepływ wniosków urlopowych, delegacji czy zwolnień lekarskich. Dzięki tym narzędziom wreszcie nie trzeba z każdą drobnostką zwracać się do menedżera lub kadrowca. W swoim smartfonie pracownik znajdzie każdą niezbędną informację – o liczbie dni niewykorzystanego urlopu, należności za nadgodziny czy wysokości premii motywacyjnych.

Po pomoc do bota

Kolejnym dużym usprawnieniem dla pracowników HR jest wprowadzenie bazy wiedzy i tak zwanego poziomu 0, co pozwala zredukować proste pytania od pracowników, typu „jak to zrobić”, nawet o 40%, a przy dodatkowym zintegrowaniu bazy wiedzy z funkcją chatbota lub wirtualnego asystenta – redukcja czasu jest naprawdę znacząca.

Magdalena Klempka, Digital Employee Operations Global Command Centre Manager w Capgemini Polska

Nowym krzykiem technologicznej mody w HR są boty – aplikacje komputerowe, które odpowiadają na proste i często powtarzające się zapytania pracowników dotyczące spraw personalnych. Z takiego oprogramowania korzysta również Capgemini Polska, aby uprościć swoje wewnętrzne działania kadrowe.

Z pomocą wirtualnych asystentów Adama i Ewy pracownik znajdzie wszystkie instrukcje do zadań, również tych związanych z procesami kadrowymi. W ten sposób uwalniamy naszych specjalistów HR od żmudnych obowiązków, przez co swój czas i energię mogą skierować na strategiczne projekty wymagające większej kreatywności.

Magdalena Klempka, Digital Employee Operations Global Command Centre Manager w Capgemini Polska

Bez dwóch zdań: systemy IT nie są lekiem na wszystkie bolączki personalne, ale bez nich trudniej jest rekrutować, identyfikować potencjał zespołów czy planować rozwój poszczególnych pracowników. O tym wszystkim nie trzeba mówić w firmie Syngenta, która z pomocą Capgemini zrewolucjonizowała swoje procesy kadrowe.

Syngenta stawia na chmurę i automatyzację

Walka o talenty jeszcze nigdy nie była tak zacięta jak dzisiaj. Doświadczają tego nawet liderzy w swoich sektorach rynku. Przykładem jest Syngenta, międzynarodowy producent środków ochrony roślin i nasion, który od 15 lat działa także w Polsce.

Reputacja tej firmy działa jak magnes – przyciąga najlepszych pracowników. W związku z szybkim rozwojem przedsiębiorstwo ma jednak coraz większe potrzeby kadrowe. Aby je zaspokoić, od 2012 r. przekształca swoje operacje HR (ang. human resources), a środkiem do celu jest wdrażanie zaawansowanych narzędzi IT. Za partnera w transformacji cyfrowej globalny gigant obrał sobie spółkę Capgemini.

O złożoności przedsięwzięcia świadczy skala działalności klienta – w 90 krajach Syngenta zatrudnia ponad 28 tys. osób. Dotychczasowe zmiany polegały na konsolidacji wielu funkcji i procesów oraz wdrożeniu zestawu platform informatycznych i narzędzi w chmurze. Wszystkie działania kadrowe ulokowano w czterech globalnych centrach dostaw i wprowadzono ustandaryzowane procedury HR dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Co dzięki temu osiągnięto? Syngenta odnotowała wzrost zadowolenia pracowników – o 58-90 proc. Zmniejszyła się też liczba skarg klientów – o 70 proc. Jednocześnie o 30 proc. udało się zredukować koszty operacyjne HR.

O Capgemini

Capgemini to światowy lider w dziedzinie doradztwa, usług technologicznych i transformacji cyfrowej, którego celem jest wprowadzanie czołowych i innowacyjnych rozwiązań, oraz udostępnienie całej gamy nowych możliwości klientom w rozwijającym się informatycznym świecie cyfryzacji, chmury i platform. Capgemini, opierając się na swojej 50-letniej tradycji i szerokiej wiedzy branżowej, umożliwia organizacjom realizację ich ambicji biznesowych, udostępniając szereg usług, od strategii po działalność operacyjną. Capgemini kieruje się przekonaniem, że wartość biznesowa technologii pochodzi od ludzi i ma im służyć. Jest to wielokulturowa firma, licząca ponad 200 000 pracowników, zatrudnionych w 40 krajach. Grupa odnotowała w 2018 roku światowy przychód na poziomie 13,2 mld EUR.

Zapraszamy na stronę www.capgemini.com. People matter, results count.

Paweł Luty

Senior PR Consultant Linkleaders

+48 533 890 507